Як камунікаваць з доўгатэрміновым валанцёрам.

Мінулыя пяць месяцаў мы ў Фаланстэры мелі багаты досвед працы з валанцёрам па праграме абмену Еўрапейскай валанцёрскай службы (ЕВС).

Хочыцца падсумаваць досвед, які быў, і пазітыўны, і павучальны. У гэтым допісе дзяліюся сваімі высновамі.

Выснова 1. Прысвячаць больш часу размове

Неабходна, а магчыма некалькі разоў, прагаварыць чаканні арганізацыі да ўдзелу валанцёра. Таксама важна распавесці пра каштоўнасці і, як яны прыўносяцца ў жыццё падчас дзейнасці. Паслухаць чаканні самога валанцёра. Гэта выклік - зрабіць такое інтэрв’ю дыстанцыйна, але варта гэта прагаварыць напачатку і вельмі чотка.

Выснова 2. Падпісаць дарожную мапу

Нягледзяцы на тое, што вы, як прадстаўнік прымаючай арганізацыі, таксама адпраўляючая арганізацыя і сам валанцёр падпісваеце пагадненне, якое прапануецца адсылаючай арганізацыяй, гэтага недастаткова. Трэба пасля абмеркавання каштоўнасцяў і чаканняў з валанцёрам падпісаць дадатковы дакумент, дзе вы вызначыце празрыстыя правілы працы і крытэры яе паспяховага сканчэння.

Выснова 3. Праект на некалькі валанцёраў

Гэту параду падказалі вопытныя мэнэджэры праграмы ЕВС. Перш за ўсё, бярэм адразу 2-3 новых чалавекі ў калектыў. Ім прасцей прыжыцца, бо яны могуць камунікаваць і дзяліцца досведам прыбывання у новай краіне паміж сабой. Па-другое, траціцца сіл менш на каардынацыю аднаго, бо паказваецца стандарт працы і прыклады адразу невялічкай групе. Гэта змяншае аперацыйныя выдаткі на мэнджмэнт: і задач, і ментарства кожнага асобнага валанцёра.

Выснова 4. Дамовіцца загаддзя, як каардынаваць валанцёраў

Фаланстэр - арганізацыя валанцёрская. Таму атрымліваецца, што валанцёраў, каардынуюць самі валанцёры. У сувязі з тым, што валанцёрская арганізацыя вельмі дынамічная, і па колькасці, і па ўдзельнікам, важна гэтыя моманты ўлічыць напачатку. Для гэтага варта зладзіць адмысловую сустрэчу з камандай найбольш адказных, дзе абмеркаваць: як працуем з задачамі і новым чалавекам, як арганізуем яго фінансы (стыпендыі і іншыя аплаты), як ладзім уводзіны ў калектыў, як праводзім ацэнку працы, якія праекты далучаем і ў якой паслядоўнасці.

Выснова 5. Пачынаць з простага

Нягледзячы на тое, што валанцёр кажа пра сваю гатоўнасць займацца складанымі задачамі, напачатку варта прапаноўваць простыя. Нават калі ёсць жаданне адраз далучыць да праекта. Простыя задачы - гэта суб’ектыўна. Але на мой погляд гэта тое, што зойме каля 1-2 гадзіны ў суме на: азнаямленне, рэалізацыю і здачу гатовай задачы.

Выснова 6. Апісвайце і абмяркоўвайце задачы пісьмова

Нават самыя простыя задачы. Гэта можа падасца залішнім, але па-першае, яно ўберажэ вас ад “дадатковага” часу на камунікацыю, асабліва калі задача выкана не як след. Не перажывайце, камунікацыі захаваецца шмат, проста яна будзе пра іншае. Па-другое, дакументаванасць дае магчымасць далучацца іншым (асабліва шэта адчувальна для дыстанцыйных удзельнікаў), а таксама працягваць у выпадку, калі валанцёр не справіцца. Гэта здараецца. Канешне, калі у вас усталяваліся добрыя адносіны, можна мінімізаваць апісанне. Я усё ж раю дакументаваць хаця б мінімальна (назва, апісанне, дэдлайн, сорсы).

Выснова 7. Смела спыняць зацяжныя задачы

Усё, што не робіцца за 1-2 дні, варта спыняць. Так, гэта значыць ці задача сфармулявана кепска, ці валанцёр не разлічвае свой час і трэба задачу падзяліць. Карацей, дайце зразумець, асабліва напачатку, што 1-2 дні гэта час, калі валанцёру варта напісаць пра стан задачы свайму каардынатару, інакш спыняйце задачу. 

Выснова 8. Складаць мясцовы і тыднёвы графікі

Варта апісваць спіс задач, якія вы чакаеце ад валанцёра. Напачатку лепей рабіць  штотыднёвыя планы, пасля штомесяцовыя. Гэта як мінімум дапамагае валанцёру бачыць свой прагрэс і пасля апісаць, што  ж ён, яна рабілі доўгія месяцы у вашай арганізацыі. Па другое, амаляванне сітуацыі, дае магчымасць разлічыць сілы і вам як каардынатару, і самому валанцёру. Канешне, усё мусіць абмяркоўвацца і прымацца разам з валанцёрам.

Выснова 9. Ладзіць агульнае знаёмства

Не важна, што валанцёр нясмелыі і можа быць зусім інтраверт. Ён.яна ідзе ў арганізацыю па сваёй волі, таму важна, каб удзельнікі арганізацыі маглі вывучыць новага чалавека і ўсталяваць непасрэдныя кантакты, задаць пытанні, якія іх хвалююць. Пытанні ёсць у любым разе, важна, каб яны былі паднятыя, як мага хутчэй. Плюс сам валанцёр будзе адчуваць больш адказнасці, калі распавядзе ўдзельнікам вечарыны-знаёмства пра сябе і сваю мэту валанцёрства.

Вынова 10. Вырашаць складаныя пытанні

Каардынатару і ментару глядзець наколькі камфортна з валанцёрам (пры размове, пры абмеркаванні задач), калі не камфортна прасіць іншых удзельнікаў падмяніць яго на 1-2 тыдні. Абмеркаваць іх адчуванні пасля. Задаваць валанцёру важныя пытанні, якія тычацца прынцыпаў працы, каштоўнасцяў і спрабаваць выйсці на шчырую размову. Любыя адкладанні размовы на чысціню могуць прывесці да непажаданых вынікаў для усёй каманды. Таму дзейнічайце як толькі адчуеце дыскамфорт..

Гэта апошні з урокаў, якія я атрымаў пры працы з ЕВС валанцёраў. Шчыра кажучы, зараз нам стучацца новыя кандыдаты ў валанцёры, якія хочуць працаваць у нас у фармаце ЕВС, але мы бярэм паўзу і сістэматэзуем тое, што абылося.